企业为什么需要重视采购系统的升级(一)
理财鱼小提示：企业为什么需要重视采购系统的升级(一)
编辑导语：采购一直以来都不被重视，很多人认为采购就只是买东西，不需要技术，还总是拿回扣……事实上真的是这样吗？一起来看看作者是怎么说的吧。
一、采购概念与分类
企业不重视采购由来已久：
采购不就是花钱买东西吗
干采购油水很大，是肥差
做采购的人，人品靠得住就行
让自己亲戚做采购
要想办法别让采购拿回扣
采购不懂技术，需要什么就去买什么，就是个办事员
这里谈到的“采购”指的是生产制造型企业的采购，所谓采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项经营活动。
在采购的发展历程中，经历了从传统采购到战略采购的发展过程。在传统采购中，人们对采购工作的认识普遍存在以下几个误区：
误区一：认为采购就是“杀价”，价格越低越好
有些人认为，做采购就要热衷于同供应商打价格战，把价格一再压低，并将获得最低的采购价格视为采购的“成功”。这往往是采购工作中一个典型的误区，采购人员之所以这样做，是因为忽略了采购的总成本。
俗话说“买的没有卖的精”，供应商看似在价格上已经没有了盈利的空间，但是他会通过其他渠道来挽回损失，比如降低材料质量、交货时间不准、服务水准下降等。结果，采购人员看起来“占了便宜”的交易却饱经磨难，甚至在后续使用中要付出更大的代价。
所以，采购人员不仅要关注单价，更要关注采购的总成本。
误区二：认为做采购就可以“吃、拿、卡、要”，不吃白不吃，不拿白不拿
有些人认为，采购是一个“肥差”，很大程度上掌握着选择哪家供应商的“权力”，供应商有“求”于自己，认为“有权不用，过期作废”，所以在采购过程中为自己牟取私利。
这种观念和行为不仅有违采购的职业道德，还加剧了采购中的风险。对于任何一个管理规范的企业而言，都不会允许上述现象发生，企业在强化内部控制的基础上，总会致力于打造一支坚守道德规范的采购团队，从而防止采购中的“贪腐”现象发生。
误区三：认为企业要经常更换采购人员，以预防“采购腐败”
有些企业认为，采购工作不过是花钱买货，容易成为滋生问题的温床，为了控制采购人员的不道德交易给企业带来损害，会经常更换采购人员，以防止“采购腐败”。
为此，一些企业甚至明文规定，采购人员不得连续任职超过3年，期满要转岗到其他部门工作等。
二、采购业务流程
一般来说，我们选择不同的采购方式，在相应的采购业务流程上也会有所不同，但总的来说，作为一个完整的采购业务过程，其所遵循的业务流程又具有共性。
俗话说“万变不离其宗”，我们通过图1-2来认识采购业务执行中的一个共同模式：
上图从“接受采购任务”开始，到“付款并结清票据”止，将采购业务分为九个步骤；另外，采购业务在企业内是一项持续开展的业务，每一次的采购业务结束，又将在若干时间后进入再一轮的采购之中。
我们接下来了解采购业务中的各个步骤：
1．接受采购任务
可以说，接受采购任务是一项采购业务开始的任务来源。通常情况下，企业内的各个部门会把采购任务报到采购部，采购部把所要采购的物资予以汇总，再将采购任务分配给各位采购职员并下达相应的采购任务单。
有时，采购部还会主动根据企业的生产经营与销售情况，主动提出各种物资的采购计划，并交由企业各部门以及企业领导核实后，形成采购任务。
本步骤主要解决了“为什么采购”的问题。
2．制订采购计划
采购人员在接到采购任务后，要制订出具体的工作计划。
具体来说，采购人员要对所采购的物资进行市场调查，包括对产品价格、规格、供应商等因素进行调查分析，从而确定采购方式、采购时间，以及货物运输方法、货款支付方法等。
本步骤主要从宏观上解决了“怎么做采购”的问题。
3．提出采购需求
这里的采购需求，主要包括三个方面：
对采购的产品做出清晰而准确的规定，同时也有助于供应商准确地理解
详细地制定产品的检验程序和规范
形成完整的采购文件，如采购合同、产品标准、技术协议等资料
总的来说，本步骤主要解决了“采购物品要达到什么样的标准”以及相关采购文件的问题。
4．选择供应商
每个企业都会处于一定的供应链之中。对于企业本身供应链中处于合作关系的供应商，采购人员可以将采购信息直接发给对方；对于非供应链中的供应商，采购人员可以通过信息搜集，选择质量好、价格低、交货及时、服务周到的供应商予以合作。
本步骤主要解决了“从哪个供应商处进行采购”的问题。
5．谈判与签订合同
在选择了意向供应商后，采购人员还要与供应商进行反复谈判，讨论价格、质量、货期、售后服务等合作条件，最后以合同的形式将这些条件规定下来，从而形成采购合同。
供需双方签订采购合同，意味着供需双方正式进入采购合作程序。
6．订购和发出订单
一般来说，供需双方签了采购合同后，采购人员就可以向供应商发出订单；有时，采购合同本身就规定了采购订单的内容，使得采购合同就是订单。
采购人员在向供应商发出购货订单时，一定要详细、具体地说明有关信息，诸如购货订单上的订单编号、产品名称、规格、单价、需求数量、交货时间、交货地址等信息都要准确无误。
7．货运及按时交付
采购人员在向合作的供应商发出采购订单后，接下来要面临货物运输及按时交付的问题。
在实际工作中，货物可以由供应商运输，也可以由第三方运输公司运输，还可以由采购方自己提货。不管采取什么样的货运方式，采购人员都要密切关注货运过程，确保按时交货，以免影响正常的生产经营。
8．验收入库
货物运到后，采购人员要配合仓储部门按照供需双方所签合同的规定，对货物数量、质量等做好验收工作，一旦发现货物存在未达到合同规定或者违反合同规定的问题，采购人员就要及时向供应商反映。
必要时采购人员还可以向本企业的领导反映，一定要确保货物符合合同规定。
9．付款并结清票据
在采购过程中，付款往往是供应商最为关心的问题。如果采购方收到货物后，在付款环节找各种非正当理由拒付或者拖延付款，必然会引起供应商的不满，从而导致供应商停止供货，甚至诉诸法律来解决。
从表面上来看，虽然付款问题是采购方财务部门的工作，但在现实中，供应商会认准自己被采购人员“坑”了，并且投诉采购人员，这不利于采购人员以后工作的正常开展。
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