纸质会计资料的处理方案

理财鱼小提示：纸质会计资料的处理方案

虽然企业和单位已经基本普及了电子会计核算系统，但仍有部分会计资料以纸质形式存在，尤其是如火车票、发票等原始凭证。在传统会计档案管理模式中，这些原始凭证与记账凭证、报销凭证等一起装订。但在实现记账凭证、报销凭证电子化后，火车票、行程单等纸质原始凭证的归档就成为必须解决的问题。

一、纸质会计凭证的处理方式

纸质凭证是会计处理的依据，会计人员在会计记账时必须进行审阅。在互联网时代，可采取先将纸质凭证扫描上传到报销系统，供会计记账人员审阅，如果不具备扫描条件，可以手动录入到报销系统，然后分批将纸质凭证交给会计记账人员审阅，纸质凭证信息的录入人对信息的真实性负责。

二、纸质会计凭证的装订和归档

在《会计基础工作规范》第五十五条明确规定“对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记帐凭证日期、编号、种类，同时在记帐凭证上注明“附件另订”和“原始凭证名称及编号”。

因此记账凭证和原始凭证装订在两个不同的盒子中，如果原始凭证数量较多或者已经采用电子会计核算系统，装订在一起会造成不必要的人力和资源的浪费，只要双方互相查询的到，企业实行分类存储的形式完全符合国家规定。

根据《会计档案管理办法》，单位应该建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，保证纸质会计档案可以保存10年或者30年，同时企业和单位也可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案，这样就给企业和单位在管理纸质会计档案时指引了一条新的路线，即可以采用电子会计档案管理系统管理会计资料。

三、纸质会计档案的移交、接收与保管

企业和会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续，纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。

会计机构按期将待移交的会计档案随同“会计档案移交清册”向档案机构移交；档案机构接收时应认真核对，并检查档案质量，按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，经双方确认无误后在会计档案移交清册上签字盖章:“会计档案移交清册”由会计机构和档案机构各保留一份。移交过程中,具备电子会计档案管理条件的单位，也可通过电子档案管理信息系统完成线上移交流程。

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